→ → Командировка на 1 день директора. Суточные на командировку на один день. Правила удержания налогов и страховых взносов при учете расходов на выплату суточных

Командировка на 1 день директора. Суточные на командировку на один день. Правила удержания налогов и страховых взносов при учете расходов на выплату суточных

Поездки по поручению работодателя, для выполнения каких-либо заданий могут быть различной длительности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Документальное оформление командировки на один день вызывает ряд вопросов, особенно с изменениями в нормативных актах. С января 2019 эта процедура значительно упростилась.

Что говорит закон?

Оформление командировки должно быть в соответствии со следующими законодательными нормативными актами:

  • все статьи 24 главы Трудового кодекса;
  • утвержденное Правительством, новое положение об особенностях направления работников в командировки;
  • локальный нормативный документ, определяющий особенности оформления поездок по поручению администрации.

Трудовое законодательство определяет, что командировка это – поездка за пределы населенного пункта для выполнения рабочего задания. Она подлежит обязательному и фиксации расходов.

Путешествие работника по собственной инициативе командировкой не считается и оплачена не будет.

Следует отличать разовые поездки от работы, которая осуществляется в пути.

Например, ряд профессий связанных с эксплуатацией и обслуживанием транспорта, перевозкой и сопровождением грузов и пассажиров, и некоторые другие.

К таким профессиям относят:

  • водителей дальнобойщиков;
  • проводников пассажирских поездов;
  • экспедиторов;
  • стюардесс;
  • моряков;
  • летчиков дальних рейсов и т. д.

Для тех работников, чья основная деятельность носит характер постоянных разъездов, командировочные документы не оформляются.

Среди работодателей иногда встречается мнение, что однодневная командировка не нуждается в специальном оформлении.

Законодательство же не ограничивает продолжительность рабочих поездок ни минимальным, ни максимальным сроком.

Если сотрудник выезжает за пределы населенного пункта по поручению начальства и это не является его трудовыми обязанностями, то такая поездка будет классифицироваться как командировка, даже если она длится меньше суток.

Кого можно отправить?

В командировку даже на 1 день, не может быть отправлен человек, не заключивший с организацией .

В законодательных актах совершенно четко указанно то, что работодатель вправе отправлять в поездку только «своего» сотрудника. При этом не важно, какой вид трудового договора заключен: , или .

Отдельного внимания заслуживает вопрос – как оформить командировку сотруднику, работающему по совместительству.

Если возникла такая необходимость, то следует предпринять следующие шаги:

  • взять письменное согласие работника;
  • выдать работнику справку, написанную на бланке организации и заверенную подписью руководства, о том, что сотрудник направлен в командировку;
  • работнику необходимо самостоятельно договориться об или , на основном месте работы;
  • далее оформление командировки и отчета не будет отличаться от тех же действий со штатными сотрудниками.

Сотрудники организаций по-разному относятся к поездкам.

Для одних это повод повысить свой профессиональный уровень, для других лишние проблемы. Работодатели должны помнить, что есть определенные категории среди персонала, которые нельзя отправлять в командировки.

В крайнем случае, берется расписка о том, что они были проинформированы о праве отказаться от поездки по поручению администрации.

  • работники, не достигшие совершеннолетия;
  • беременные сотрудницы;
  • сотрудники, работающие по ученическому договору;
  • женщин, у которых младшему ребенку не исполнилось трех лет;
  • родители или опекуны воспитывающие ребенка без супруга;
  • работники, ухаживающие за недееспособными родственниками, при наличии медицинского заключения;
  • инвалидов, если им запрещены поездки по медицинским показаниям.

Оформление

Законодательно не определена минимальная продолжительность командировки. Она может быть как многодневной, так и меньше суток, без ночевки.

Оформление любой поездки по поручению работодателя должно быть в соответствии с действующими поправками к нормативным актам.

В 2019 количество обязательных документов сократилось. До этого обязательными были:

  • унифицированный приказ о направлении в командировку;
  • командировочное удостоверение;
  • финансовый отчет о возмещаемых тратах.

Эти документы фактически дублировали свое содержание и сильно затрудняли документооборот в отделах персонала. Решение об упрощении оформления поездок по поручению администрации было логичным и закономерным.

В настоящее время обязательным документом для оформления командировки является . Причем он не обязательно должен быть утвержденной, унифицированной формы.

Организация самостоятельно решает о том, какие виды кадровых приказов будет использовать в работе. Об этом обязательно должна быть сделана отметка в инструкции по ведению делопроизводства.

Независимо от того, какую форму приказа выбрала администрация предприятия, он должен отражать следующие пункты:

  • номер и дату издания приказа о командировке;
  • фамилию имя отчество командируемого работника;
  • должность или место работы сотрудника;
  • точное название места командировки (обязательно указание административного подчинения);
  • дни начала и конца поездки, если срок меньше суток, то дата будет одна;
  • цель поездки по поручению работодателя;
  • организацию, оплачивающую поездку;
  • отметку об ознакомлении с данным приказом от самого сотрудника, так и от заинтересованных лиц.

Унифицированные бланки приказов можно скачать тут:

Оформление служебного задания и командировочного удостоверения больше не являются обязательными.

Если работодатель решил, что эти документы необходимы, то в них переносятся данные из приказа. Обязательность использования надо отметить в локальном нормативном документе.

Еще один документ, потерявший в настоящее время актуальность – журнал учета командированных сотрудников.

Ранее в организациях велись два журнала:

  • учет сотрудников, выбывающих в командировки;
  • учет работников сторонних организаций, прибывших в командировку.

После принятия соответствующего постановления Правительства, с 8 августа 2019 эти журналы закрываются и сдаются в архив, либо уничтожаются.

Для учета выбывших в командировки работников стало достаточно .

Напротив фамилии сотрудника под датой поездки ставится либо буква К, либо код 06. Без указания количества часов, даже если это командировка на один день.

Как оплачивается командировка на один день?

В оформлении командировки сроком меньше суток нет существенных отличий, от более длительных поездок.

И в бухгалтерских и в кадровых документах эти дни учитываются и оплачиваются одинаково:

  • если день командировки выпал на рабочий, то сотрудник получает среднюю заработную плату;
  • если командировка совпала с праздничным или выходным днем, то работнику выплачивается двойная сумма от средней заработной платы.

Основное отличие компенсаций в том, что суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются.

Если работник едет на срок меньше одного дня заграницу, то ему выплачивают половину положенной суммы.

Для поездки на несколько дней, законодательно предусмотрена обязательная компенсация, не облагаемая НДС, это:

  • до 700 рублей по России;
  • до 2500 рублей в случае , выплачивается в валюте принимающей стороны.

Однако, работодателю не стоит оставлять своих сотрудников без суточных или какой либо компенсации.

Закон не обязывает, но и не запрещает возвращать работникам расходы на пребывание в другой местности. Обычно такая выплата оформляется как компенсация и может равняться обычной сумме.

Обязанность возвращать расходы на командировки меньше суток, должна быть прописана в .

В противном случае, руководитель издает соответствующий приказ о дополнительных выплатах работнику.

Отличие командировки от простой поездки – оплата работодателем основных расходов.

Обычно сотруднику выдаются авансовые средства на следующие нужды:

  • расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • дополнительные расходы, они связаны с проживанием вне дома, так называемые , в 2019 году они сохранили актуальность для длительных командировок;
  • иные расходы, оплачиваемые по разрешению работодателя - например, питание или проезд в общественном внутригородском транспорте.

Работнику при однодневной поездке в обязательном порядке компенсируется стоимость проезда.

А в некоторых случаях и проживания, например, если время отбытия с места командировки достаточно позднее, и сотруднику необходимо отдохнуть перед дорогой. Это может быть платная комната отдых или гостиничный номер при вокзале или аэропорту.

Сотрудник может поехать на личном или служебном транспорте.

В этом случае составляется служебная записка. В ней обосновывают необходимость подобного вида передвижения, прописывают маршрут и указывают примерную стоимость.

Работодатель компенсирует стоимость ГСМ из расчета по километрам. В качестве подтверждения трат предъявляются чеки с заправок.

Если день поездки по поручению работодателя выпадает на выходной или праздничный день, то он оплачивается в двойном размере. Это будет оформлено так как если бы рабочая смена выпала на нерабочий день.

Общие правила при направлении работника в командировку на один день в 2019 году

  • Администрация издает приказ о командировке. Это может быть как уже привычная унифицированная форма, так и свободная, но обязательно утвержденная локальным нормативным актом;
  • Работнику выдаются авансовые средства на оплату проезда и компенсацию взамен суточных расходов;
  • Работником отдела кадров делается отметка в табеле. На день отсутствия сотрудника ставится буквенный либо цифровой код, даже если поездка выпала на выходной или праздник;
  • По возвращению работник в течение трех рабочих дней предоставляет и документы о фактических расходах – чеки, проездные документы, квитанции;
  • Если сотрудник едет на личном транспорте, то по приезде составляется служебная записка, с указанием маршрута и стоимости ГСМ.

№2, 2005

Бывают случаи, когда работнику нужно съездить по делам фирмы в другую местность буквально на один день. Считаются ли такие поездки командировками? Как их оплачивать? Можно ли возместить работнику оплату проезда, если он воспользовался услугами такси?

Командировкой не являются

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Например, работа водителей и курьеров.

Признается ли однодневная поездка командировкой?

Определение служебной командировки приведено в статье 166 Трудового кодекса РФ - это "поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы".

При этом конкретный срок командировки (ни минимальный, ни максимальный) не определен. В принципе возможна и однодневная поездка.

Как оформлять однодневные командировки?

Чтобы направить работника в командировку (даже в однодневную), руководитель турфирмы должен издать приказ по форме № Т-9 или № Т-9а, если в поездку направлено несколько работников. Данные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

А вот выписывать командировочное удостоверение на однодневные командировки необязательно. Это следует из пункта 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция "О служебных командировках в пределах СССР"). Она применяется до сих пор, правда, в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

И конечно же, вернувшись из командировки, работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные билеты, документы на провоз багажа и т. д.)x.

Оплата расходов по однодневной командировке

По общему правилу, прописанному в статье 168 Трудового кодекса РФ, командированному работнику возмещаются расходы:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- произведенные работником с разрешения работодателя.

Конечно, при однодневной командировке этот список несколько сокращается, к примеру, работнику не будет оплачиваться жилье. Но давайте разберем все по порядку.

РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД

В пункте 12 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР" прописано, что расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются работнику только в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования.

А в пункте 13 этой Инструкции указано, что, если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство может предложить сотруднику воспользоваться каким-то определенным транспортом. Например, чтобы проезд обошелся дешевле, предложить ему поехать на электричке, а не на маршрутке.

При этом Инструкция "О служебных командировках в пределах СССР" не разрешает оплачивать работнику проезд на такси (прямой запрет на это - в п. 12). Хотя Трудовой кодекс РФ такого ограничения не устанавливает.

Нет его и в Налоговом кодексе РФ. В частности, в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли принимаются все расходы на проезд командированного работника к месту командировки и обратно.

Тем не менее Минфин России в письме от 26 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/15 также указывает на то, что расходы по проезду на такси в целях налогообложения прибыли не учитываются. Хотя стоит напомнить, что несколько лет назад он придерживался иной точки зрения. Так, в письме от 14 ноября 2001 г. № 04-04-06/472 минфиновцы указывали, что проезд на такси можно отнести к компенсационной выплате командированному работнику и, согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, не удерживать с такой оплаты налог на доходы физических лиц. В принципе выводы, приведенные в этом письме, хотя они касались налога на доходы физических лиц, справедливы и для налога на прибыль, и для ЕСН (а также для страховых взносов в ПФР). База для начисления взносов в ПФР та же, что и по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

Как лучше оформить поездку на личной машине

Если сотрудник решил воспользоваться в командировке личным транспортом, с ним следует заключить договор аренды или договор безвозмездного пользования его автомобилем. Тогда бухгалтер турфирмы сможет включить стоимость бензина и ГСМ, израсходованных за время командировки, в состав прочих расходов, принимаемых в целях налогообложения прибыли. Такую операцию можно оформить и как использование личного транспорта работника в служебных целях. В этом случае работнику положена фиксированная компенсация, которая принимается в целях налогообложения прибыли по нормам, установленным в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Отметим, что эти выводы справедливы и для турфирм, применяющих "упрощенку" (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Но здесь есть одно существенное "но". Даже если вы решите руководствоваться ранней позицией Минфина России, вам необходимо документально подтвердить проездные расходы работника: квитанциями, кассовыми чеками, билетами.

Поэтому если работник воспользовался услугами частника, который, конечно же, не выдаст ему никаких документов об оплате проезда, тогда не может идти речи и о том, чтобы в целях налогообложения считать такие выплаты компенсационнымиx.

Пример

Сотрудники турфирмы "Мир" (туроператор) Муратов и Рубашина были направлены в однодневную командировку из Кургана в Тюмень. Туда и обратно они были доставлены на такси фирмы "Городок". У бухгалтера турфирмы "Мир" имеется договор с фирмой "Городок", а также акт об оказании транспортных услуг и кассовый чек, подтверждающий оплату за проезд на такси. Его стоимость составила 3000 руб.

В учете турфирмы "Мир" бухгалтер отразит данную операцию следующими проводками:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 3000 руб. - выданы подотчетным лицам деньги на такси;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 3000 руб. - отражены расходы на проезд в такси в составе командировочных расходов работников (после утверждения авансового отчета).

Без счета-фактуры НДС с расходов к вычету из бюджета не принимается.

СУТОЧНЫЕ

Как следует из пункта 15 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР", если работник направлен в однодневную командировку, суточные ему не выплачиваются. Если же они были выплачены, их сумму следует включить в совокупный доход работника для целей исчисления налога на доходы физических лиц (как его дополнительный доход). При этом выплаченную сумму нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Поэтому начислять с суточных ЕСН и взносы в Пенсионный фонд РФ не надо (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

В законодательстве РФ нет никаких ограничений по времени продолжительности служебной командировки, ни минимальных, ни максимальных. Командировки назначаются руководителем в соответствие с поручением и условиями для его выполнения.

Что такое командировка на один день

Однодневная командировка – это вынужденная служебная поездка работника по определенным делам компании в отдаленную от его места работы и проживания область сроком менее суток.

Поездка оформляется на такой срок только в том случае, если человек объективно сможет вернуться домой, проделав необходимую работу (выполнив служебное поручение в течение рабочего дня).

Однодневная командировка имеет несколько особенностей:

  1. Момент отъезда работника по служебной надобности должен совпадать с моментом возвращения (не может быть превышения срока поездки, он равен 1 дню).
  2. Сотрудник не возмещается расходы на проживания, т.к он возвращается домой.
  3. Работник сохраняет за собой средний заработок на общих основаниях.

Управляющий определяет целесообразность возвращения в тот же день , учитывает следующие факторы:

  • Расстояние от места работы до пункта назначения.
  • Возможность выполнения служебного поручения за такой короткий срок качественно и в срок.
  • Работа транспортных средств между местами.
  • Организация сотруднику отдыха после выполнения задания и возвращения.

Как проводится оплата

Процедура расчета выплат командировочных средств закреплено в Постановлении No 749. Оплата суточных не будет производиться, если специалист имеет возможность вернуться в тот же день. Если сотрудник не сможет получить время на отдых, тогда руководитель принимает решение о выплате суточных. Руководство компании компенсируют затраты на транспорт, оплата происходит по билетам, чекам и другим подтверждающим документам.

Оформление однодневной командировки не имеет существенных отличий от более длительной поездки. Сотрудник после ознакомления с целью дает в письменной форме согласие или отказ.

При оформлении согласия необходимы такие документы: распоряжение работодателя о направлении в командировку, отчет о проделанной работе и авансовый отчет (дополнительно могут применяться командировочное удостоверение и служебное задания, эти два документа относятся к старой форме оформления).

Отчет о проделанной составляется не позднее чем через 3 дня после возвращения из служебной поездки. Авансовый отчет необходим для подтверждения выдачи денежных средств при возмещении командировочных затрат.

Если поездка запланирована в рабочие будни, то сотрудник гарантировано получает среднюю зарплату, а если на выходной, то выплачивается двойная сумма от средней заработной платы. Но следует учитывать, что двойной размер распространяется не на все сутки, в течение которой служащий находится за пределами своей местности.

Повышенный размер оплаты труда за работу в выходной и праздничный день рассчитывается как общая сумма часов, в течение которых специалист исполняет свои обязанности. Количество часов фиксируется заранее в приказе.

Главное отличие в том, что при командировке сроком — одни сутки по России, суточные не выплачиваются. Если поездка совершается заграницу компенсируется половина положенной суммы. Законодательством не обязывается, но и не запрещается выплата компенсации работникам за расходы на пребывание в чужой местности.

Обычно обязанность возвращения затрат на командировку прописывается в трудовом договоре или руководитель подписывает соответствующий приказ.

Чаще всего человеку выдается аванс на основные расходы, такие как:

  • проезд до места назначения и обратно;
  • затраты на проживание — все расходы по найму помещения для жилья возмещаются, когда с разрешения менеджера сотрудник остается после рабочего дня в месте командирования, после предоставления документов подтверждающих этот факт (чеки из гостиницы, договор на снятие жилья и т.д);
  • другие расходы, средства на которые выплачиваются с разрешения управляющего (питание, общественный транспорт);

Основные правила при отправлении персонала в однодневную командировку (на 2018 год):

  1. Администрация организации обязана издать приказ в унифицированной или свободной форме, соответствующей внутриорганизационному нормативному акту.
  2. Сотрудник кадрового подразделения делает пометки в табеле (буквенный или цифровой код).
  3. Происходит выдача денежных средств на оплату проезда и компенсацию суточных расходов.
  4. После приезда (в течение 3-х рабочих дней) работник предоставляет все чеки, квитанции и прочие документы.
  5. Если сотрудник для передвижения использует собственный транспорт, то необходимо составить маршрут и указать стоимость ГСМ.

Заключение

Хотя и однодневная командировка мало чем отличается от обычной, знать все нюансы по ее оформлению и общему содержанию необходимо. В данной статье была рассмотрена основная информация, которая поможет разобраться в данном вопросе более тщательно.

Законодательство не ограничивает никакими положениями ни минимальный, ни максимальный срок командировки. Это означает, что конечный срок определяется только руководством. Учитывается характер порученного служебного задания сотруднику. Поэтому даже командировка на один день не противоречит текущему законодательству.

Особенности командировки на один день

Однодневная служебная поездка — это отправление сотрудника в населенный пункт, из которого можно вернуться обратно к постоянному месту жительства. Окончательные цели по каждодневному возвращению определяются руководителями организации:

  • Дальность населенного пункта — от рабочего места до командировочного;
  • Насколько развито транспортное сообщение между двумя населенными пунктами;
  • Можно ли выполнять задание качественно в течение короткого времени;
  • Имеет ли право работник вернуться домой для того, чтобы отдохнуть и на следующий день вернуться обратно к своему служебному заданию.

Как оформить командировку на один день?

Оформление однодневной командировки осуществляется аналогично оформлению любой другой служебной поездки. Для начала нужно определиться с пакетом документов, которые необходимы. Итак, процесс оформления происходит следующим образом:

  1. Сначала руководитель отделения докладывает работодателю о том, что необходимо направить сотрудника в командировку.
  2. Если он соглашается с этим решением, составляется задание на поездку. Документ имеет стандартную форму под номером Т-10а. В нем указаны основные цели служебной поездки.
  3. Затем составляется приказ от имени руководителя по форме номер Т-9. Приказы утверждаются таким же постановлением, как и форма по служебному заданию. Если оформляется однодневная командировка, то возникают спорные ситуации. Обычно речь идет о необходимости создания удостоверения для служебной поездки. Если сотрудник оформляется в командировку на один день, в этом документе нет никакой необходимости. Конечно, только в том случае, если есть приказ, согласно которому сотрудник направляется в служебную поездку для выполнения приказа.

Начисляются ли суточные за один день командировки?

Кроме Трудового кодекса оплата командировочных расходов определяется особенностями направления сотрудников в служебные поездки, которые утверждаются текущим постановлением правительства Российской Федерации под номером 749. Этот нормативный документ не обязывает дополнительно выплачивать суточные, если сотрудник в этот же день возвращается домой.

По этой причине, если работник направляется в служебную поездку со сроком один день, выплата суточных не считается обязательной. Это означает, что если направить сотрудника в компанию, откуда он постоянно возвращается домой, выплаты таковыми не являются.

Положения о том, что оплата при однодневных командировках не включает суточные, нужно соблюдать в качестве обложения подобной оплаты со страховыми взносами. Во время проверки подобные органы будут настаивать на обложении суточных, если они таковыми не являются в виде выплат, которые определены текущим трудовым законодательством.

Кроме того, сотруднику нужно возмещать любые расходы, которые связаны с работой в другой компании. Но только в том случае, если руководитель дал на них согласие и предусмотрел на основании локальных нормативных актах. Об этом гласит .

Денежные средства оплачиваются компанией за служебную поездку. Хоть они и не являются суточными, однако представляют собой возмещение расходов, которые касаются выполнения трудовых обязанностей вне основного рабочего места. Эти средства не могут быть признаны доходом или выгодой с экономической точки зрения. Поэтому они не облагаются налогом на доходы физических лиц.

Как оплачивается один день в командировке?

Если работник направляется в поездку, даже однодневную, ему гарантируется сохранение средней заработной платы. Отдельные руководители в случае однодневного отправления не хотят рассчитывать средний заработок, поэтому выплачивают за этот день сумму однодневной заработной платы. Чтобы подтвердить правильность подобных действий, некоторые сотрудники включают в положение в трудовые и коллективные договоры.

Соглашения, трудовые и коллективные договоры не должны содержать требования, которые способны снизить уровень гарантий сотрудников в сравнении с действующим законодательством и другими правовыми нормами, которые содержат выдержки из трудового права. Их вовсе не учитывают при выполнении того или иного действия.

Практически ни один работодатель не обходится без направления своих сотрудников в служебные командировки. Напомним, что в соответствии с ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Командировками при этом не признаются служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Примечание. Нельзя направлять в служебные командировки сотрудников в период действия ученического договора, за исключением командировок, связанных с ученичеством (ст. 203 ТК РФ), а также сотрудников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ).

Направляя сотрудника в служебную командировку, работодатель обязан сохранить за ним место работы (должности) и средний заработок. Порядок расчета среднего заработка изложен в ст. 139 ТК РФ и в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, далее - Положение о среднем заработке). Помимо того командированному надлежит возместить:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. ст. 167 и 168 ТК РФ).
Не каждого сотрудника работодатель может направить в командировку. Так, запрещено отправлять в служебные командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ). Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, можно направлять в командировки только с их письменного согласия при условии, что это не запрещено им по медицинским показаниям. Последнее положение применимо также:

  • к матерям и отцам, имеющим детей-инвалидов или воспитывающим без "второй половинки" детей в возрасте до пяти лет;
  • к сотрудникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Несоблюдение указанных правил чревато привлечением к административной ответственности. Ведь такой поступок может быть квалифицирован как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое в соответствие со ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены следующие наказания:

  • на должностных лиц организации может быть наложен штраф в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на индивидуальных предпринимателей - работодателей - штраф от 1000 до 5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц - штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на должностных лиц, ранее подвергнутых административному наказанию за аналогичные правонарушения, - дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Оформление командировки

Нередко в своей предпринимательской деятельности работодателю в срочном порядке необходимо направить сотрудника к партнеру по бизнесу, находящемуся относительно недалеко. Для решения возникшего вопроса командируемому потребуется не столь и много времени - всего лишь несколько часов, в связи с чем сотрудник к концу дня может возвратиться к месту своего проживания. Таким образом, продолжительность служебной командировки составит всего один день.
Принимая нормы ТК РФ, касающиеся направления работников в служебные командировки, законодатель ни минимальные, ни максимальные ее сроки не установил. В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение о командировках) указано, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (она продолжает действовать в части, не противоречащей ТК РФ, далее - Инструкция) установлено максимальное время нахождения работника в командировке - 40 дней, не считая время нахождения в пути. Ею также предусмотрена возможность направления сотрудников в командировку на один день (п. п. 4 и 2 Инструкции).

Таким образом, продолжительность однодневной командировки не должна превышать 24 часов. При этом работник после командировки возвращается к месту своего проживания.

Порядок оформления однодневной командировки во многом совпадает с оформлением более длительной командировки. Так, при направлении сотрудника в командировку, в том числе и однодневную, работодатель издает приказ. При этом могут использоваться унифицированные формы:

  • N Т-9 - если в командировку направляется один работник;
  • N Т-9а - если в командировку направлены несколько сотрудников (данные формы утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказ выпускается на основании служебного задания (унифицированная форма N Т-10а; как сами Указания, так и форма N Т-10а утв. тем же Постановлением Госкомстата России N 1).

Примечание. Издание приказа о направлении работника в командировку необходимо для того, чтобы обосновать правомерность:

  • во-первых, оплаты работнику среднего заработка;
  • во-вторых, возмещения работнику понесенных им расходов.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый сотрудник. Утверждается оно руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. После чего передается в кадровую службу. Возвратившись же из командировки, работник составляет краткий отчет о выполненной работе в командировке. Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, в котором числится командируемый, и представляется в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Организация с начала текущего года в бухгалтерском учете использует первичные учетные документы, формы которых должны утверждаться ее руководителем (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). При этом не возбраняется использование унифицированных форм первичных документов, которые в свое время были утверждены Постановлениями Госкомстата России. Поэтому авансовый отчет может представляться по форме N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

При направлении сотрудника в командировку упомянутое Положение о них рекомендует работодателю оформить и выдать ему командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10, утв. все тем же Постановлением Госкомстата России N 1). Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. Для этого в каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью (п. 7 Положения о командировках).

В отличие же от обычной командировки при однодневной командировочное удостоверение работнику может не выписываться (п. 2 Инструкции). То, что командировочное удостоверение может не оформляться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, подтверждал вначале Минфин России (Письмо от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60), а затем и Минтруд России (Письмо от 14.02.2013 N 14-2-291). Роструд же вопреки вышестоящему руководству считает, что в таких случаях наличие командировочного удостоверения необходимо (Письмо от 04.03.2013 N 164-6-1).

Запись же о направлении сотрудника в однодневную командировку в обязательном порядке производится в журнале учета работников, выбывающих в командировки (форма такого журнала приведена в Приложении N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н). В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения (п. 2 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, Приложение N 1 к упомянутому Приказу Минздравсоцразвития России N 739н). При неоформлении командировочного удостоверения в соответствующей графе журнала проставляется прочерк.

Выплата среднего заработка

При направлении работника в служебную командировку, в том числе и однодневную, ему, как было сказано выше, гарантируется сохранение среднего заработка. Отдельные работодатели при однодневной командировке не утруждают себя дополнительными расчетами и вместо среднего заработка выплачивают работнику за этот день сумму однодневного заработка. Для подтверждения правильности таких действий некоторые из них включают такое положение в коллективные и трудовые договоры.

Примечание. Работодатель при направлении сотрудника в командировку должен возместить ему расходы по проезду и по найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с его разрешения.

Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, не подлежат применению (ст. ст. 8, 9 ТК РФ).

Трудовым договором могут определяться дополнительные условия. Но они опять-таки не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ст. 57 ТК РФ).

Чиновники считают, что в тех случаях, когда ТК РФ предусматривается сохранение за работником среднего заработка, именно его и следует исчислять, а не выплачивать текущую заработную плату. Поэтому выплата заработной платы работнику, направленному в служебную командировку, за дни (день) нахождения в ней, по их мнению, будет противоречить положениям ТК РФ (Письмо Роструда от 05.02.2007 N 275-6-0).

Как видим, трудовое законодательство закрепляет гарантируемый минимальный размер выплат работнику, находящемуся в командировке. Работодатель, в свою очередь, может предусмотреть в локальном нормативном акте обязанность выплачивать работнику за время нахождения в командировке средний заработок, а в случае, когда сумма среднего заработка ниже заработной платы работника за тот же период, - производить ему доплату до текущей заработной платы либо производить выплату непосредственно заработной платы.

В этом случае работодатель в полной мере соблюдает интересы работника, поскольку в период нахождения в командировке работник продолжает выполнять трудовую функцию и ему должна выплачиваться заработная плата. Однако с учетом требования ст. 167 ТК РФ ее сумма не может быть ниже среднего заработка, исчисленного в установленном порядке.

В противном случае выплата текущей заработной платы вместо среднего заработка является нарушением трудового законодательства. И трудовая инспекция при проверке может оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

Казалось бы, величина среднего заработка всегда будет больше суммы, исчисленной исходя из оклада. Ведь при расчете средней заработной платы учитываются, в частности, премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда (п. 15 Положения о средней заработной плате).

Опять же при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов средний заработок работников увеличивается в зависимости от того, когда произошло данное повышение - в расчетный период, после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, или в период сохранения среднего заработка (п. 16 Положения о средней заработной плате). Не повышаются только выплаты, установленные в абсолютных размерах, и выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению, которые исчисляются исходя из диапазона значений.

Даже в случае, когда в течение всего расчетного периода начисления работнику равнялись его должностному окладу (то есть не было никаких доплат, премий и т.п.), средний заработок будет в большинстве случаев превосходить сумму, рассчитанную исходя из оклада.

Пример 1. Работник направлен в командировку с 18 апреля текущего года, все остальные рабочие дни этого месяца им отработаны полностью на рабочем месте. Оклад работника составляет 28 000 руб. Он был установлен в январе 2012 г., работник был в отпуске с 3 по 30 сентября. Организация работает по пятидневной рабочей неделе. Положением об оплате труда в организации предусмотрена возможность оплаты дней командировки исходя из оклада, если средний заработок меньше текущей заработной платы.
В расчетном периоде (апрель 2012 г. - март 2013 г.) работник был в отпуске с 3 по 30 сентября, поэтому ему было начислено 308 000 руб. (28 000 руб/мес. x 11 мес.). Отработал же он в этом периоде 229 дн. (21 + 21 + 20 + 22 + 23 + 23 + 21 + 21 + 17 + 20 + 20), где 21, 21... 20, 20 - количество отработанных дней в каждом календарном месяце расчетного периода, за исключением сентября. Средний дневной заработок работника за расчетный период составит 1344,98 руб/дн. (308 000 руб. : 229 дн.).
В апреле текущего года по производственному календарю 22 рабочих дня. Дневная часть оклада работника в этом месяце равна 1272,72 руб/дн. (28 000 руб. : 22 дн.).
Поскольку дневная часть оклада меньше, чем средний дневной заработок (1272,72 < 1344,98), рабочий день командировки в соответствии с ТК РФ надлежит оплачивать исходя из среднего дневного заработка. Следовательно, работнику за этот день командировки необходимо начислить 1344,98 руб/дн. За 21 отработанный день в апреле на рабочем месте работнику полагается 26 727,27 руб. (28 000 руб. : 22 дн. x 21 дн.).
Всего же в апреле сотруднику будет начислено 28 072,25 руб. (26 727,27 + 1344,98). И эта сумма превосходит его месячный оклад (28 072,25 > 28 000).

Однако существуют и исключения. И приходятся они на месяцы, в которых рабочих дней 20 и менее, поскольку в текущем году среднемесячное число рабочих дней, с учетом которого рассчитывается средний заработок, составляет 20,58 дн/мес. (247 дн. : 12 мес.), где 247 - количество рабочих дней в 2013 г. Следовательно, стоимость рабочего дня, рассчитанного исходя из оклада, в таких месяцах будет больше. В текущем году это январь (17 рабочих дней), май (18) и июнь (19). Отметим, что в 2012 г. среднемесячное число дней - 20,75 дн/мес. (249 дн. : 12 мес.), меньше же 20 рабочих дней было лишь в январе (16), в феврале, июне и сентябре их было как раз 20.

Пример 2. Несколько изменим условие примера 1: работник был направлен в однодневную командировку 15 мая текущего года, остальные 17 рабочих дней он отработал полностью на рабочем месте.
В расчетном периоде (май 2012 г. - апрель 2013 г.) ему были начислены все те же 308 000 руб. (28 000 руб/мес. x 11 мес.). Отработал же он в этом периоде 230 дн. (21 + 20 + 22 + 23 + 23 + 21 + 21 + 17 + 20 + 20 + 22). Средний дневной заработок работника за расчетный период - 1339,13 руб/дн. (308 000 руб. / 230 дн.).
Дневная часть оклада работника в мае текущего года равна 1555,56 руб/дн. (28 000 руб. : 18 дн.). Поскольку она больше, чем средний дневной заработок (1555,56 > 1339,13), согласно положению об оплате труда рабочий день командировки оплачивается исходя из оклада. Следовательно, работнику за день командировки надлежит начислить 1555,56 руб.
За 17 дней, отработанных в мае на рабочем месте, работнику полагается 26 444,44 руб. (28 000 руб. : 18 дн. x 17 дн.). Таким образом, в мае сотруднику будет начислен оклад целиком - 28 000 руб. (26 444,44 + 1555,56).
Если бы работнику день командировки оплачивался в размере среднего заработка, то в этом месяце его начисления составили лишь 27 783,57 руб. (26 444,44 руб. + 1339,13 руб.). Наблюдается, как видим, "экономия" - 216,43 руб. (28 000 - 27 783,57).

Суточные

Выше приводилось, что работодатель при направлении сотрудника в командировку должен возместить ему расходы по проезду и по найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с его разрешения.

Из приведенных статей расходов при однодневной командировке, казалось бы, должна выпасть компенсация затрат по найму жилого помещения, поскольку сотрудник должен вернуться на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Однако не исключена вероятность, что перед тем, как выполнить служебное задание в командировке, работнику потребуется отдых после дороги (отметим, что гостиницы могут предоставлять услуги и по почасовому проживанию). И если им будет представлен документ, подтверждающий оплату проживания, то работодателю следует компенсировать потраченную сумму. Но опять же в случае, если он посчитает, что такое проживание было необходимостью для выполнения служебного задания. Для обоснования такой компенсации целесообразно указать возможность осуществления данных расходов в приказе о направлении работника в командировку.

Отметим, что при рассмотрении дела, по которому было принято Решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147, истец констатировал компенсацию работодателем ему проживания в однодневной командировке. И у высших судей это не вызвало негатива.

Вопрос возникает с суточными. Положение о командировках и Инструкция предписывают при командировках в такую местность, откуда командируемый имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачивать (п. 11 Положения о командировках, абз. 1 п. 15 Инструкции). А так как при однодневной командировке сотрудник возвращается домой в тот же день, то выплата суточных ему не положена.

Высшие судьи в упомянутом Решении N ГКПИ05-147 констатировали, что условия выплаты суточных, определенные ст. 168 ТК РФ, связаны с проживанием работника вне места постоянного жительства в течение суток. Следовательно, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, Трудовой кодекс РФ не предусматривает выплату работнику суточных. При этом они подчеркнули, что выплату суточных работнику законодатель обусловил его проживанием вне места постоянного жительства более 24 часов. В связи с чем заявление истца о признании недействительным первого предложения п. 15 Инструкции как противоречащего действующему законодательству РФ о труде ими было оставлено без удовлетворения. Указанное Решение кассационная коллегия ВС РФ Определением от 26.04.2005 N КАС05-151 оставила без изменения, а кассационную жалобу - без удовлетворения.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, а также расходы на провоз багажа, если для выполнения служебного задания работнику требуется специальная аппаратура, возмещаются работодателем без сомнения. Хотя может возникнуть вопрос в части расходов по оплате проезда на такси.

Положение о командировках и Инструкция позволяют возмещать работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно только в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования. Причем в случаях, если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, работодатель может предложить сотруднику воспользоваться каким-то определенным транспортом (п. п. 12 и 13). Инструкцией при этом не рекомендуется оплачивать работнику проезд на такси. Хотя ТК РФ такого ограничения не устанавливает.

Опять же для снятия неопределенности в учете возмещения по проезду на такси в командировках работодателю следует предусмотреть возможность использования такого вида транспорта командированными в коллективном договоре либо в приказе при направлении сотрудников в командировку.

Учет возмещения

Расходы, связанные с однодневными командировками, в бухгалтерском учете признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организаций" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Отражаются они в большинстве случаев на счетах 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в зависимости от подразделения, в котором числится работник, направляемый в служебную поездку, в сумме фактически произведенных расходов, подтвержденных документально:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 71

Компенсированы расходы, связанные со служебной поездкой.

Могут такие расходы и увеличивать первоначальную стоимость объектов основных средств, если целью однодневной командировки является решение вопросов по их приобретению и доставке:

Дебет 08 Кредит 71

Учтены расходы по командировке.

В части налога на прибыль московские налоговики одно время настойчиво рекомендовали учитывать в первоначальной стоимости объекта основных средств расходы на командировки, непосредственно связанные с созданием объекта, если такие затраты были произведены до ввода объекта в эксплуатацию (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 20-12/115096).

Хотя впоследствии они констатировали, что расходы на командировки на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ учитываются в составе прочих расходов с учетом требований п. 1 ст. 252 и пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ (Письмо УФНС России по г. Москве от 19.05.2009 N 16-15/049826).

Арбитражная практика в отношении командировочных расходов, связанных с покупкой основных средств, складывается не столь уж однозначно. Так, судьи ФАС Уральского округа посчитали, что данные расходы на основании упомянутого пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ следует учитывать единовременно в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (Постановления ФАС Уральского округа от 25.08.2008 N Ф09-5967/08-С3, от 19.08.2008 N Ф09-5873/08-С3, от 04.08.2008 N Ф09-3096/08-С3).

Другие же судьи полагают, что такие расходы формируют первоначальную стоимость основного средства и списываются через механизм амортизации (Постановления ФАС Московского округа от 04.03.2011 N КА-А40/17007-10;2, ФАС Восточно-Сибирского округа от 07.07.2009 N А19-1020/09, ФАС Поволжского округа от 12.02.2008 N А12-10256/07-С60).

Приведенные выше спорные моменты в выплате возмещения по отдельным расходам, осуществленным сотрудникам в однодневной командировке, если такие выплаты предусматриваются внутренними документами организации (коллективным договором или приказом о направлении работника в командировку), в бухгалтерском учете не сказываются. О налоговом же их учете такого не скажешь.

Начнем с выплаты заработной платы вместо среднего заработка при однодневной командировке. Финансисты считают возможным учет в расходах при исчислении налога на прибыль доплат до текущей заработной платы либо выплаты непосредственно заработной платы при командировках при условии наличия в локальном нормативном акте обязанности работодателя по выплате работнику за время нахождения в командировке среднего заработка, а в случае, когда сумма среднего заработка ниже заработной платы работника за тот же период, производить ему соответствующую доплату (Письмо Минфина России от 18.11.2008 N 03-03-06/1/638).

Суточные в составе командировочных расходов при налогообложении учитываются без каких-либо ограничений их размера (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Необходимо лишь, чтобы размер и порядок их выплаты были закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации. Для учета таких расходов организации при любых командировках следует подтвердить: ее производственный характер, продолжительность командировки, общую сумму суточных (справка бухгалтера) и факт их получения работником (расходный кассовый ордер).

Суточные же работнику, направленному в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, в силу упомянутого абз. 2 п. 11 Положения о командировках не выплачиваются. Поскольку выплата суточных при однодневной командировке не предусмотрена законодательством, к включению указанной суммы в расходы налоговики отнесутся несколько скептически, даже если такие выплаты будут предусмотрены коллективным договором или приказом о направлении работника в командировку.

Следование пожеланиям чиновников по неучету в расходах при исчислении налога на прибыль выплачиваемых суточных при однодневных командировках обязывает организации обратиться к нормам Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" ПБУ 18/02 (утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н). В бухгалтерском учете суммы суточных будут учитываться при формировании бухгалтерской прибыли, в налоговом же учете эти суммы не учитываются ни в отчетном, ни в последующих периодах. Возникающая разница в величинах расходов признается постоянной, что обязывает организацию начислить постоянное налоговое обязательство (п. п. 4 и 7 ПБУ 18/02). Для его отражения в бухгалтерском учете производится следующая запись:

Дебет 99, субсчет "Постоянное налоговое обязательство", Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

Начислено постоянное налоговое обязательство.

Однако не все арбитражные суды в этом вопросе поддерживают налоговиков. Так, судьи ФАС Северо-Западного округа посчитали, что расходы на выплату суточных при отъезде в командировку и возвращении из нее в один и тот же день соответствуют критериям, установленным ст. 252 НК РФ (документально подтверждены, связаны с производственной деятельностью и экономически оправданны). Такие затраты, на их взгляд, могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2012 N А56-48850/2011).

Эти же судьи признали правомерными действия налогоплательщика, который включил в состав расходов суточные, выплаченные работникам при направлении их в однодневные командировки, и в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 29.06.2011 N А05-8580/2011. Аргументом для них послужило то, что обязанность выплачивать такие суточные была установлена локальным нормативным актом налогоплательщика. При этом размер выплаченных работникам сумм не превышал установленного локальным актом лимита возмещаемых суточных.

Отметим, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения о командировках).

При однодневной командировке времени для решения служебного задания у сотрудника не столь уж и много. Поэтому иной раз для передвижения в месте командировки им используется такси. Для возможного учета в расходах при исчислении налога затрат по оплате проезда на такси в командировке организации понадобится доказать экономическую целесообразность подобных расходов. Документом, подтверждающим это, может служить, к примеру, служебная записка на имя руководителя организации с просьбой разрешить воспользоваться услугой такси с указанием обоснования (небольшое время нахождения в командировке для решения поставленной задачи, большое количество и вес служебных документов и т.п.). Наличие возможности возмещения стоимости оплаты такси:

  • в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о возмещении расходов, связанных со служебными командировками) в определенных случаях и
  • конкретно в приказе о направлении работника в командировку, поскольку работник может не успеть выполнить поставленные ему задачи, -

послужит дополнительным аргументом для обоснованности понесенных затрат.

Фактическую оплату услуг такси можно подтвердить чеком ККТ или квитанцией в форме бланка строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", п. п. 1, 3, 5.1 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) с реквизитами, предусмотренными в Приложении N 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112) (Письма Минфина России от 04.10.2011 N 03-03-06/1/621, УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978).

Среди иных расходов, произведенных работником с разрешения работодателя, наиболее часто встречаются затраты по оплате телефонных переговоров. Не исключены они и при однодневной командировке.

Затраты, произведенные в однодневной командировке по оплате услуг телефонной связи и обеспечению доступа к Интернету, в том числе посредством приобретения телефонных и интернет-карт, на наш взгляд, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Для этого необходимо документально подтвердить произведенные расходы, а также их экономическую обоснованность. В положении о возмещении расходов, связанных со служебными командировками, желательно указать, какая категория работников имеет право воспользоваться в поездке Интернетом, критерии признания производственного характера телефонных переговоров, а также какими документами подтверждается размер затрат на услуги связи. О возможности несения таких затрат в однодневной командировке должно быть упомянуто в приказе.

Не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются, в частности, суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Выплату же суточных при однодневной командировке чиновники не относили к таковым.

Высказался по этому вопросу и Президиум ВАС РФ. Высшие судьи посчитали, что возмещение, выплачиваемое при однодневных командировках, не является суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве РФ. Однако исходя из направленности и экономического содержания такого возмещения оно может быть признано возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя. В связи с чем оно не является доходом (экономической выгодой) работника (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12).

Отдельные федеральные арбитражные суды еще до принятия указанного Постановления N 4357/12 считали доводы налоговиков о том, что суточные, выплачиваемые за однодневную командировку, являются доходом работника, несостоятельными (Постановления ФАС Московского округа от 26.04.2012 N А40-83149/11-116-236, от 03.04.2012 N А40-73890/11-91-314, ФАС Северо-Западного округа от 29.06.2012 N А05-8580/2011, от 13.03.2008 N А56-17909/2007, ФАС Уральского округа от 01.06.2010 N Ф09-4025/10-С3).

После выхода Постановления Президиума ВАС РФ N 4357/12 позиция финансистов поменялась. Если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со ст. 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов. При отсутствии же документального подтверждения осуществления вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, по их мнению, освобождаются от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2500 руб. при нахождении в заграничной командировке (Письмо Минфина России от 05.03.2013 N 03-04-06/6472).

Примечание. Денежные средства (названные суточными), выплаченные обществом своим работникам при направлении их в служебные командировки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, и не могут быть признаны доходом (экономической выгодой) налогоплательщика-работника, подлежащим обложению НДФЛ.

При направлении сотрудников в командировки как в пределах территории РФ, так и за ее пределы не подлежат обложению страховыми взносами в ПФР , ФСС РФ и ФФОМС командировочные расходы, в том числе и суточные (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). Законом N 212-ФЗ не установлен предельный размер необлагаемой суммы суточных, поэтому они не подлежат обложению указанными страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (Письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260, ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Основываясь на Положении о командировках, как ПФР, так и ФСС РФ считают, что законодательство РФ не предусматривает выплату суточных при однодневных командировках. В связи с этим при проверках работники Фондов настаивают на обложении таких суточных страховыми взносами. Причем некоторые суды признают данный подход правомерным. В качестве аргумента судьи ФАС Поволжского округа указали, что суточные призваны компенсировать расходы работника, связанные с проживанием вне дома. А при однодневной командировке подобных расходов нет. Значит, по сути, выдаваемая сотруднику сумма не является суточными. Выплаченные работодателем при однодневных командировках суммы не относятся к средствам, которые в силу ст. 9 Закона N 212-ФЗ освобождаются от обложения страховыми взносами. Их следует рассматривать как дополнительную выплату в рамках трудовых отношений и, следовательно, облагать взносами на обязательное социальное страхование (Постановление ФАС Поволжского округа от 31.05.2012 N А12-15578/2011).

В Федеральном законе от 24.07.1998 "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" существует норма (п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ), идентичная приведенной выше норме п. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ по неначислению страховых взносов на командировочные расходы. Следовательно, выплаты сумм возмещения, которые работодатели осуществляют командированному на один день сотруднику, работники ФСС РФ будут воспринимать как дополнительные выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений, и настаивать на необходимости исчисления с них страховых взносов "на травматизм".

Если работодатель возмещает командированному работнику расходы на услуги связи, то суммы такого возмещения страховыми взносами в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и "на травматизм" не облагаются (п. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ). Право работников на возмещение затрат на пользование во время командировки соответствующими видами связи желательно закрепить в локальном нормативном акте. При этом указанные расходы должны быть фактически произведены и документально подтверждены. Удостоверить же служебные переговоры могут документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени.

Отметим, что расходы в виде страховых взносов:

  • на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в силу пп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ;
  • на обязательное пенсионное и медицинское страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в том числе начисленных на выплаты, не принимаемые в состав расходов по налогу на прибыль организаций, на основании пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ, -

 

 
Это интересно: